どんな場面で検討するか
Gmailの法人メール、Docs/Sheets/Drive等の共同作業を組織で管理したい場合。ブラウザ中心の働き方、共有文書、会議と社外協力者とのアクセス運用から適合を判断する。
組織で使う条件
共有ドライブなどの組織保管場所と個人保管を分け、入退社・共有・2段階認証・端末を管理する。メンバーが退出しても残るファイルと、アクセス終了の両方を確認する。
採用前に試すこと
- 検証アカウントと共有場所へ合成の文書/表を置き、編集者・閲覧者・社外共有の期待値を定める。
- 同時編集、コメント、版復元、既存形式への書出しを試し、計算/書式と共有の結果を確認する。
- 検証メンバーの退出/無効化を試し、組織文書の保持とアクセス終了、採用プランの容量/保持機能を照合する。
合格と判断する条件
- 文書と計算結果が一致し、必要な外部形式との互換性が確認できる。
- 権限と退出後の保持が期待値に一致し、通常料金の契約条件と必要管理機能を特定できる。
見落としたくない点
- Officeの複雑なマクロ/アドインや厳密な書式再現が必須なら代表ファイルで互換性を確かめ、Microsoft 365等を比較する。個人向けGoogleアカウントを法人管理と同等と扱わない。
- Officeの複雑なマクロ/アドインや厳密な書式再現が必須なら代表ファイルで互換性を確かめ、Microsoft 365等を比較する。個人向けGoogleアカウントを法人管理と同等と扱わない。