どんな場面で検討するか
Gmail・Docs・Meetを使う業務にAIを組み込みたい。個人向けGoogle Oneと、組織管理のGoogle Workspaceを分けて比較する。
組織で使う条件
Workspace：管理者がアカウントと共有を管理。Workspaceの業務データは許可なしにドメイン外の生成AI学習に使わないという方針。個人アカウントの条件とは別。
採用前に試すこと
- 合成の企画課題と公式資料5件を用意し、個人または組織アカウント、地域と利用機能を固定する。
- 調査から説明文・ビジュアル案を作り、引用の日付、原典の意味と素材の権利を照合する。
- 修正時間と利用枠、組織の共有・データ管理、Workspaceと個人特典の違いを確認する。
合格と判断する条件
- 引用・日付・制作物の表現を説明でき、調査と創作を混同しない。
- 業務で利用できる契約・機能・管理設定を特定できる。
見落としたくない点
- 調査結果は原典照合。制作物の権利・表現・個人情報を確認。
- メール・Driveの情報を参照する際は元の共有設定を点検する。会議や調査の出力は、発言・原典・決定事項に戻って確定する。
- 個人向け特典と組織向けデータ管理を同一視する運用、または出典・権利を確認できない調査成果の公開には向かない。